Unidad de Apoyo Administrativo
Objetivo
Planificar, coordinar, controlar y ejecutarlos procedimientos y actividades técnicas y administrativas de las áreas de presupuesto, contabilidad, mantenimiento, proveeduría, y de los servicios y los recursos materiales y financieros asignados a la dependencia, a fin de satisfacer las necesidades de ésta y administrar efectivamente sus recursos.
Atribuciones
- Diseñar, programar y dirigir los sistemas y procedimientos contables, administrativos y/o financieros.
- Analizar, manejar y controlar las partidas presupuestarias.
- Autorizar los movimientos relacionados con el área.
- Participar en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la dependencia.
- Procesar y tramitar puntos de cuentas relacionados con pagos, contratación de servicios y otros.
- Informar a la autoridad competente sobre la situación financiera y administrativa de la dependencia.
- Participar en la elaboración del presupuesto anual de la unidad.
- Asignar personal autorizado y competente en reuniones referentes al área administrativa.
- Elaborar los manuales de Políticas, Normas y Procedimientos administrativos de la dependencia.
- Nombrar un representante de la dependencia ante el Comité de Compras.
- Realizar seguimiento de las diferentes tramitaciones, en cuanto a solicitud de equipos y materiales.
- Participar en los actos de licitaciones privadas y públicas y en el control y apertura de cotizaciones.
- Administrar y controlar el fondo fijo especial asignado a la unidad.
- Verificar los trámites por solicitudes de compra de divisas.
- Controlar el movimiento financiero que se llevan en los bancos.
- Ordenar y verificar los trámites de los asuntos del régimen tributario, que sean necesarios efectuar por la dependencia.
- Revisar y aprobar facturas, órdenes de pago, cheques, órdenes de compra y otros.
- Manejar partidas presupuestarias, autorizando erogaciones que sean necesarias para cubrir gastos de funcionamiento interno.
- Administrar los recursos económicos y materiales de la unidad.
- Revisar y coordinar la preparación de los estados de la Ejecución Financiera.
- Coordinar y controlar los inventarios de los bienes nacionales.
- Velar por la custodia y preservación de la documentación, relacionada con la dependencia.
- Administrar, a través de cuentas bancarias, los adelantos que hace la Institución.
- Rendir cuentas al supervisor inmediato sobre la gestión administrativa.
- Manejar, contratar y supervisar cotizaciones requeridas por la dependencia.
- Mantener contacto permanente con los proveedores y velar por el cumplimiento de los procedimientos administrativos exigidos por la Institución.
- Elaborar y enviar a la unidad responsable los estados de ganancias y pérdidas balances, rendición de cuentas, gastos de operación, retenciones, aportes, entre otros.
- Revisar y analizar libros de contabilidad diario, mayor, proveedores y auxiliares de retención.
- Realizar arqueos de caja y los verifica con los registros contables.
- Supervisar, controlar y distribuir las actividades del personal de la Unidad.
- Solicita traslado de fondo entre las diferentes partidas.
- Realizar el Inventario de los bienes fungibles haciendo uso efectivo de las herramientas informáticas de que se disponga.
- Crear el registro de proveedores y centralizar la adquisición de bienes y servicios que requiera la dependencia, en un todo de acuerdo con las decisiones emanadas del Comité de Adquisiciones.
- Unificar y controlar los archivos de expedientes del personal del CTICA.
- Cualquier otra actividad, enmarcada en las necesidades institucionales, que le encomiende la Coordinación del CTICA.